FORMULAIRE D'INSCRIPTION DE L’EXPOSANT GÉNÉRAL

LOCATION DE L’AIRE D’EXPOSITION ET CONTRAT D’EXÉCUTION :
La location de l’aire sera payée selon les modalités ci-après afin de confirmer toute aire d’exposition. Toute aire d’exposition demandée exige un paiement complet, au moment de l’inscription. Le présent document devient un contrat exécutoire. DES EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES AU KIOSQUE AU-DELÀ DE CE QUI EST PRÉVU AU CONTRAT SONT POSSIBLES PAR L’ENTREMISE DU DÉCORATEUR DU SALON.

ASSIGNATION DE L’AIRE D’EXPOSITION :
Les deux parties comprennent que le gestionnaire tentera de répondre à toutes les demandes d’aires d’exposition précises, cependant le gestionnaire ne peut garantir l’assignation d’une aire quelconque demandée. Dans le cas où plus d’un contrat vise la même aire d’exposition, cette aire sera assignée à l’exposant ayant payé le premier. La décision finale sur l’assignation d’une aire d’exposition revient au gestionnaire. La sous-location d’une aire d’exposition est prohibée. L’exposant accepte de ne pas assigner, sous-louer ou partager l’aire assignée en totalité ou en partie, ni d’y installer des représentants, de l’équipement ou du matériel autres que ceux de l’exposant lui-même, sans une autorisation écrite du gestionnaire.

EXPOSANT :
Le paiement complet est obligatoire avant l’horaire d’emménagement. Le gestionnaire se réserve le droit de refuser tout contrat d’exposition et de retirer ou de prohiber toute partie d’une exposition qui, à la seule discrétion du gestionnaire, n’est pas appropriée au caractère de l'EXPOGOLF Québec.

Le gestionnaire aura le droit de retirer des produits ou services ou d’annuler l’entente de l’exposant relative à la location de l’aire d’exposition et de retenir toutes les sommes payées par l’exposant s’il juge que les produits ou services sont inappropriés.

L’exposant ne peut brancher ni débrancher tout service public, installer des fils électriques ou autre appareil électrique ou charpenterie quelconque sans le consentement écrit du gestionnaire

L’exposant accepte qu’aucune boisson alcoolisée ne sera permise à même son aire d’exposition sans le consentement écrit du gestionnaire.

L’exposant accepte qu’aucun présentoir ne puisse être démonté ou aucune marchandise retirée de son aire d’exposition pendant le salon, et que cette aire doit demeurer intacte jusqu’à la fermeture le dernier jour du salon. L’exposant accepte de déménager son exposition du salon selon l’horaire de déménagement prévu ou d’accepter la responsabilité des coûts supplémentaires occasionnés.

RESPONSABILITÉ :
Le gestionnaire fournira en tout temps la sécurité appropriée pendant le salon. Ni le gestionnaire, ni l'EXPOGOLF Québec, ni le Sheraton Laval, ni tout représentant ou employé de l'EXPOGOLF Québec ne sera responsable des blessures, dommages, de la perte ou destruction, par incendie, vol, accident ou autre cause destructrice aux effets personnels et aux matériels de l’exposant. L’exposant sera responsable envers le Sheraton Laval pour tout dommage des lieux en raison des agissements ou des omissions de l’exposant.

ASSURANCE RESPONSABILITÉ :
L’exposant sera responsable de s’assurer contre toute perte attribuable au feu, au vol, à un accident, aux blessures personnelles, aux blessures corporelles et tout autre péril, et ni le gestionnaire ou le Sheraton Laval ne sera l’assureur ni responsable envers l’exposant, ses représentants, ses employés, respectant toute perte ou dommage de quelque nature que ce soit, peu importe la cause. Une copie de votre certificat d’assurance peut être demandée par le gestionnaire du salon avant la tenue de ce dernier. Le gestionnaire se réserve le droit de refuser l’entrée à tout exposant n’ayant pas respecté ce règlement. Dans un tel cas, aucun remboursement des coûts d’exposition ne sera effectué.

CONDUITE DE L’EXPOSANT :
L’exposant, ainsi que ses représentants et ses employés, se conduiront de façon appropriée afin de ne pas déranger d’autres exposants ou visiteurs au salon. Dans le cas où la conduite d’un exposant est préoccupante, le gestionnaire aura le droit de prendre les mesures nécessaires pour résoudre toute préoccupation qui, à la seule discrétion du gestionnaire, est jugée nuisible au salon. L’exposant devra aussi limiter ses activités à l’aire d’exposition assignée et n’effectuera aucune sollicitation ou publicité au-delà des limites de cette aire.

TROUSSE D’INFORMATION DE L’EXPOSANT :
Sur acceptation de la demande de location d’une aire d’exposition, le gestionnaire fournira un lien électronique vers cette dernière, et l’exposant respectera les procédures identifiées dans ladite trousse. La trousse comprendra de la documentation de référence à l’intention de l’exposant détaillant les procédures à suivre relatives à la location de dispositifs électriques et d’équipement ainsi qu’à l’installation et au déménagement.

POLITIQUE D’ANNULATION :
Dans le cas où l’exposant doit annuler le contrat de location de l’aire d’exposition, un avis écrit doit être reçu avant le 13 décembre 2024 pour être admissible au remboursement complet. Entre le 13 décembre et le 31 janvier 2025, le gestionnaire remboursera le montant précisé au contrat moins des frais administratifs de 50%. APRÈS LE 31 JANVIER, AUCUN REMBOURSEMENT NE SERA EFFECTUÉ.

RÉSILIATION DU CONTRAT D’EMPLACEMENT :
Dans le cas où, à la seule détermination du gestionnaire, le Sheraton Laval ne peut fournir l’emplacement prévu au contrat pour le salon ou devient inappropriée ou pose un obstacle en raison de piquetage, de grève, d’embargo, d’injonction, de catastrophe naturelle, d’incendie ou de règlements gouvernementaux, ou toute autre activité au-delà du contrôle du gestionnaire, la présente entente sera résiliée par le gestionnaire. Dans le cas d’une telle résiliation, l’exposant renonce à tout dommage et accepte que le gestionnaire, après avoir déduit tous les coûts et les dépenses, rembourse l’exposant au prorata, toutes les sommes payées par tous les exposants.